FACTURACION ELECTRONICA

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FACTURACION ELECTRONICA 

Colombia desde el año 1995, con la expedición de la Ley 223, existe normatividad sobre facturación electrónica, la cual se reglamentó a través del Decreto 1094 de 1996.El documento CONPES No. 3620 /2009 amplio el marco de accion con los Lineamientos de Política para el Desarrollo e Impulso del Comercio Electrónico en Colombia.

existen dos formas de facturar electronicamente de acuerdo con el momento en que fue expedido el folio de facturación electrónica.

Igualmente se encuentra regulado con las normativas:la Ley 223 /1995 , Ley 527/1999, Decreto 1094/1995, D.1165/1996 , D.1929/2007, Res.14465/2007,D.2242/2015, Res.19/2016 y Res.55/2016,Res.5633/2016, D.1349/2016, Ley 1819/2.016.

El Plan Nacional de desarrollo 2015-2018 junto con este marco jurídico que estableció que la adherencia de los facturadores era voluntaria, y se pasaría a masificar el uso de la factura electrónica solo hasta el 01 de Enero 2.019 de conformidad a la Ley 1819 del 2.016 . El Decreto 1094 de 1996 fue derogado por el Decreto 1929 de 2007, el cual se reglamentó con la resolución 14465 del mismo año.  Representó un avance respecto del anterior al establecer unas condiciones generales para los interesados en facturar electrónicamente acordes con los adelantos tecnológicos del momento, pero no logró que se masificará el uso de la factura electrónica en el país antes ; después de casi 20 años de haberse expedido la Ley 223 de 1995, con corte al año 2013,  existían sólo 833 contribuyentes facturando por este medio.

Las empresas que optaron voluntariamente componían conforme a la norma Decreto 1929 De 2007 con validez hasta enero 01 2017 hasta migrar al nuevo. El carácter de la Factura Electrónica es de documento equivalente conforme al E. T.  artículo 616-1

Respecto de los adelantos tecnológicos existentes no eran muchos los facturadores que pudieran contar con las condiciones necesarias para facturar con este mecanismo por ello el nivel de interoperabilidad era inexistente ry equeria una optimizacion.Para ello La DIAN desarrollo  un plan piloto con 57 empresas para pruebas tecnologicas e invitadas a convertirse en habilitados a facturar electrónicamente.

La DIAN, del 21 de Noviembre 2.016 ,comuico que concluido el plan piloto  son 19 las empresas habilitadas en Colombia para hacer facturación electrónica (Decreto 2242 de 2015), de estas 17 participaron en la prueba piloto de la DIAN. El cierre del piloto de la DIAN tuvo lugar el 24 de Octubre 2.016 y fue declarado exitoso por el gobierno de Colombia.

En el primer trimestre del año 2017 se publicaran los primeros grupos o listas de obligados a Facturar Electrónicamente en Colombia de un universo actual 15 millones de contribyentes.

Los habilitados con resolución de la DIAN tienen ahora la obligación de facturar de forma electrónica; a partir de la notificación del acto oficial, cuentan con3 meses para iniciar, según lo establecido en el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016.Los habilitados que estén interesados en ofrecer servicios tecnológicos parala facturación electrónica a terceros, podrán solicitar autorización a la DIAN paraser proveedores tecnológicos, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 12 de Decreto 2242 de 2015.

Hay diferencia entre habilitados y autorizados. Los primeros generan y deben recibir facturacion electronicamente coomo adquirente . Los autorizados son OFE - operadores de facturacion electronica a terceros (FE o FEL). 

En Latinoamérica el primer país en adoptar un modelo de facturación interoperable fue Chile en el año 2003 , pero a diferencia de los europeos, no fue la empresa privada sino la administración tributaria quien la impulsó como un mecanismo para luchar contra la evasión. Muy pronto siguieron esta iniciativa las administraciones tributarias de México y Brasil, que en la actualidad son los países que más facturas electrónicas expiden . En el mapa latinoamericano existen muy pocos países que no han optado por esa mega tendencia como: Venezuela y Bolivia.

El Decreto 1094 de 1996 fue derogado por el Decreto 1929 de 2007, el cual se reglamentó con la resolución 14465 del mismo año.  Representó un avance respecto del anterior al establecer unas condiciones generales para los interesados en facturar electrónicamente acordes con los adelantos tecnológicos del momento, pero no logró que se masificará el uso de la factura electrónica en el país; después de casi 20 años de haberse expedido la Ley 223 de 1995, con corte al año 2013,  existían sólo 833 contribuyentes facturando por este medio.

El tercer modelo de factura electrónica que adoptó el país fue a través de la reciente expedición del Decreto 2242 de 2015, cuyo objetivo es masificar el uso de la factura electrónica como un mecanismo técnico de control, en los términos establecidos en el artículo 684-2 del Estatuto Tributario Nacional.  Para lograrlo la DIAN dispone de la opción de seleccionar a personas naturales y jurídicas para que adopten la facturación electrónica de forma obligatoria, conservando la posibilidad de que quienes quieran, puedan utilizarlo de forma voluntaria.

 El incremento en la eficiencia de los procesos, la disponibilidad de información en línea sobre facturación, el acceso a esquemas de financiación a través del factoring electrónico y la responsabilidad social empresarial, vista como la protección del medio ambiente, son situaciones que se traducen en dinero y constituyen algunos de los motivadores para que muchas empresas tomen la decisión de facturar electrónicamente sus transacciones.

En este documento se caracterizarán los beneficios que podrán obtener las empresas que decidan utilizar la facturación electrónica de sus transacciones de venta de bienes y servicios. Finalmente se presentaran las medidas complementarias necesarias para el éxito de la factura electrónica.

Alta seguridad: 

  • Encriptacion en telecomunicaciones y enlaces a servidores
  • Confiablidad de conectividad y disponibilidad 7/24
  • Integridad  y Confidencialidad de la informaciion,
  • Cumplimiento normativo
  • Escalabilidad

Formatos:

  • XML universal
  • Grafico PDF

 Integracion : Generacion y/o recepcion Factura Electronica:

  • Ambiente ERP
  • Autonomos
    • Excel
    • POS
    • Moviles
  • Movil Smarphones

 

1. Beneficios organizacionales :eficiencia  para las empresas con facturacion electrónica:

 Los beneficios que podrán esperar las empresas que facturen electrónicamente son los siguientes:

1.1. Incremento en la eficiencia de los procesos administrativos relacionados con la facturación: Esto se puede evidenciar en la generación de facturas de venta de bienes y servicios, en la recepción de facturas de compras, y en la disponibilidad de información en línea.

La generación de facturas electrónicas generará eficiencia en los procesos de las empresas por la disminución de los costos de emisión de facturas en papel, bien sea las generadas por computador o en talonario, por cuanto se reduce la cantidad de documentos que requieren ser impresos.  Por otro lado, se genera eficiencia por la facilidad para la consulta de las facturas generadas, al no tener que recurrir a los archivos de facturas en papel, ahorrando tiempo y costos en la gestión archivística de la compañía. Disponer de este tipo de facturas  facilitará que se haga seguimiento al estado de los pedidos que fueron facturados y en la medida en que se haga una integración con los demás procesos logísticos como producción, distribución, finanzas y contabilidad, se generaran sinergias que se traducen en disminución de tiempos y costos. La gestión de cobro será más eficiente por cuanto el adquirente de bienes y servicios que acepte recibir facturas electrónicas, deberá dar acuse de recibo de las facturas que son recibidas de forma electrónica, de acuerdo con el artículo 4º  del Decreto 2242 de 2015, a través de un mensaje electrónico de datos, a partir del cual se inicia a contar el término de tres días para la aceptación tácita de la factura, que establece el artículo 86 de la Ley 1686 de 2013.

Pero las organizaciones no solo ganan cuando deciden expedir facturas de forma electrónica, también lo hacen, al recibir facturas por este medio; es posible que los mayores ahorros surjan en la recepción, cuando realizan muchas compras, allí se presentaran ahorros significativos.  Un ejemplo de este tipo de empresas puede ser una compañía minera, no genera muchas facturas de venta, pero si realiza muchas compras de bienes y servicios para obtener su producción.  El ahorro básicamente se obtendrá porque no requerirá incurrir en costos para que las facturas electrónicas sean incorporadas a sus sistemas de administración de compras, como si lo haría para facturas que reciba en papel. Por ello, una empresa de estas, muy seguramente promoverá entre sus proveedores la remisión de facturas de forma electrónica.  Adicionalmente, si logra integrar la recepción de las facturas electrónicas con los sistemas de administración de bodega e inventarios, contabilidad y finanzas, tendrá procesos integrados y eficientes.  

La disminución en el uso de papel por parte de las empresas, representará en el mediano y el largo plazo un ahorro de recursos naturales para el planeta, una protección del oxígeno, al evitar que sean talados miles de árboles para que se conviertan en facturas de papel.  De esta forma será posible que se llegue a la realidad deseable de tener una cultura empresarial basada en el uso de cero papel.  Frente a este aspecto el ingeniero Mario Augusto Fernández, en su libro “Facturación Electrónica” (4), al analizar los impactos, indica que existen estudios en los cuales se han establecido que para producir un millón de facturas en papel, se requieren entre 50 y 60 árboles.

1.2. Disponibilidad de información de facturación en línea: En un mundo globalizado como el actual, en el cual se requiere contar con información para la toma de decisiones, disponer de información en línea de las compras y ventas de bienes y servicios, representa para los ejecutivos de las empresas, la posibilidad de decidir sobre la gestión de sus negocios, con base en información objetiva, con niveles mínimos de incertidumbre.  La factura electrónica evidentemente facilita la toma de decisiones de los empresarios, por la inmediatez y vigencia de la información que incorpora para el mundo de los negocios.

1.3. La factura electrónica mejorará la trazabilidad de las transacciones en la contabilidad de las empresas.

La contabilidad permite reconstruir el pasado, a partir de revisar los soportes de los hechos económicos realizados por la empresa o sujeto económico. Los documentos son las evidencias que las transacciones ocurrieron en la realidad e indican, los valores involucrados, condiciones y los participantes en ellas. En la actualidad los soportes no necesariamente tienen que estar en papel, pueden corresponder a registros electrónicos y digitales de las transacciones. Respecto de las facturas, el Estatuto Tributario Colombiano (5) en el artículo 617 establece los requisitos mínimos que debe cumplir una factura para constituirse como un soporte idóneo de las transacciones que representa.

Desde el punto de vista probatorio, los soporte contables entre los que se encuentran las facturas, dan fe de la existencia y validez de las transacciones, es decir, si no se poseen los soportes no se pueden acreditar adecuadamente los hechos económicos registrados en la contabilidad. El adagio popular dice “el papel aguanta todo”, tratándose de la contabilidad, guarda mucha sabiduría puesto que es posible que a pesar de la existencia de los soportes, los hechos económicos pudieron no haberse realizado. Por ejemplo, facturas elaboradas con intereses oscuros pueden reflejar un valor de IVA pagado, sobre transacciones ficticias que reflejan derechos para solicitar devoluciones de saldos de impuestos, que para la Administración Tributaria es difícil y muy costoso cuestionar. Este es el permanente desafío para las Administraciones Tributarias.

La factura electrónica cambia el paradigma de los soportes de venta de bienes y servicios, al facilitar la trazabilidad de las transacciones de compra y venta, porque la generación, trasmisión y archivo se hace a través de medios electrónicos; aunado a la obligación de entregar un ejemplar de la factura electrónica a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, en un tiempo máximo de 48 horas, contados desde el momento de la generación, mejora la oportunidad para que la Administración disponga de la información, no solo la reportada por el vendedor, si no por los compradores de bienes y servicios.

2. Acceso a fuentes de financiación

 2.1. Factoring Electrónico

El factoring, tratado en el Concepto 2012042354 002 de la Superintendencia Financiera, se constituye en una modalidad de financiación a través de la cesión de derechos crediticios representados en cartera soportada por facturas, producto de las ventas a crédito, a un agente económico que ofrece liquidez al tenedor legítimo de la facturas, a cambio de la cesión de los derechos incorporados en los títulos valores (facturas), por un precio o factor de descuento que acuerdan las partes.

En Colombia el factoring se encuentra regulado por dos leyes: la 35 de 1993 y la 1231 de 2008., En dichas normas se establecen los requisitos para la realización de esta actividad. Para el caso de las facturas electrónicas, en la mencionada Ley 1231 de 2008, se dejó en cabeza del Ministerio de Comercio, Industria y Comercio – MINCIT, la potestad de reglamentar la factura electrónica como título valor, requisito indispensable para transar dichos documentos en el mercado del factoring; la Ley 1753 de 2015 estableció que el citado Ministerio tiene la potestad legal para administrar directamente o delegar en un tercero, el registro centralizado de las facturas electrónicas del país.

El mercado de factoring en Colombia es poco profundo como lo demuestran las cifras publicadas en el periódico Portafolio (junio 9 de 2014, El ‘factoring’ creció 61 % el año pasado), donde se evidencia que es muy pequeño en comparación con el mercado de países como México, Brasil, Chile y Perú.  Por ello, masificar el uso de la factura electrónica permitirá que el mercado se profundice y que los empresarios cuenten con otro mecanismo de financiación con bajo costo, en comparación con productos financieros tradicionales como los sobregiros y los créditos bancarios.

Algunas de las causas para que no sea muy utilizado el factoring entre los empresarios colombianos, pueden ser el desconocimiento de este instrumento y restricciones que se pueden presentar de forma abusiva para la negociación de las facturas por algunas empresas; situación que generó que el legislador a través de los parágrafos del artículo 87 de la Ley 1676 de 2013, exigiera que los administradores en su informe anual de gestión declararan que habían facilitado la libre circulación de las facturas emitidas y/o recibidas.  Adicional a ello la mencionada norma exige a los revisores fiscales pronunciarse sobre el cumplimiento de esta práctica.

Las facturas electrónicas contribuirán a que el mercado del factoring se profundice en el país, al contar con un registro centralizado de facturas administrado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.  Este mecanismo se complementará con plataformas de negociación a través de las cuales los diferentes inversionistas, podrán realizar ofertas para adquirir facturas electrónicas emitidas con cargo a empresas que gozan de buena reputación en el pago de sus obligaciones, a tasas de mercado competitivas, haciendo más atractivo este mecanismo para las empresas pequeñas y medianas, que tienen alta demanda de liquidez.

 

2.2. Acceso a crédito bancario

 

Las tasas de interés reflejan entre otras cosas los niveles de riesgo que las entidades de crédito perciben de sus deudores, el riesgo corresponde a la incertidumbre no sólo sistémica, sino principalmente de la capacidad de pago y la salud financiera de sus tomadores de créditos.  La percepción del riesgo puede disminuirse al disponer de mayor información y la factura electrónica para el sistema financiero se constituirá en más y mejor calidad de información (6), en variables tan importantes como el volumen, periodicidad y clientes que tiene un solicitante de crédito.  Con ello se facilitará la toma de decisiones de otorgar créditos y las tasas a los cuales podrían otorgarse.  Con la masificación de la factura electrónica podrá ser común que una entidad financiera le solicite a su cliente que le permita consultar las facturas que emitió y reportó a la DIAN como parte del análisis de solvencia y capacidad de pago.

 

3. Medidas complementarias para el éxito de la factura electrónica

 

3.1. La factura electrónica como título valor

 

La Ley 1231 de 2008 elevó a la categoría de “título valor” a las facturas de venta, y dispuso en el parágrafo del artículo 1: “Para la puesta en circulación de la factura electrónica como título valor, el Gobierno Nacional se encargará de su reglamentación”.  Reglamentación que está siendo desarrollada por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo – MINCIT.

 

3.2. Medios de pago para efectos de la aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables.

 

El ordenamiento jurídico colombiano ha establecido la importancia de la demostración del pago efectivo (artículo 104 del ET) para la aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables, y por ello con la Ley 1430 de 2010 (artículo 26), que incluyó el artículo 771-5, en el cual establece un periodo de transición durante el cual no serán tenidos en cuenta para efectos tributarios los pagos realizados en efectivo, como una medida para hacer una adecuada trazabilidad de las transacciones económicas.  Esta medida tiene gran importancia y complementa en términos de control tributario el modelo de la factura electrónica, como una herramienta para disminuir la evasión de impuestos.

 

3.3. Eliminación del GMF permitirá un mayor acceso a la bancarización.

 

En situación similar de importancia en nuestro ordenamiento jurídico se encuentra el acceso a la banca, ya que permite y facilita el seguimiento de pagos e ingresos. Por ello con la Ley 1430 de 2010 (artículo 3), que modificaba el artículo 872 del Estatuto Tributario, iniciaba un desmonte gradual del gravamen a los movimientos financieros (GMF), a partir del año 2014 de manera que para el año 2018 se derogaban las disposiciones contenidas en el libro sexto del estatuto tributario, relativo al gravamen a los movimientos financieros. Medida que también fue postergada mediante la Ley 1739 de 2014 (artículo 45), y que comenzará a reducir la tarifa a partir del año 2019, de manera que para el año 2022 quedarán derogadas las disposiciones contenidas en el libro sexto del estatuto tributario.

 

La eliminación del ordenamiento jurídico contribuirá para acercar a la banca a un mayor porcentaje de la población, constituyéndose en otro gran complemento para el éxito del propósito de la factura electrónica, en este sentido se pronunció la Comisión de Expertos Tributarios en su informe final (7) en diciembre de 2015.

 

3.4. Masificación del uso de la factura electrónica

 

Este es un aspecto de suma importancia para el país porque los niveles de eficiencia ya descritos, únicamente se pueden capitalizar en la medida en que cada vez más empresarios generen, entreguen y reciban masivamente facturas electrónicas, porque cuando un adquirente de bienes y/o servicios no recibe este tipo de documentos y quien las expide requiere por tanto imprimir una representación gráfica de una factura electrónica, los ahorros no son posibles y los gastos se incrementan.  Igualmente sucede cuando un proveedor  le entrega una factura generada en papel a un facturador electrónico, quien debe incurrir en gastos para incorporarla en sus sistemas de información.  Por tanto, únicamente cuando exista un número significativo de agentes económicos facturando de forma electrónica se lograran obtener eficiencias en este aspecto para buena parte de la economía.

 

Respecto de la factura electrónica como un elemento técnico de control tributario, en la medida en que llegue una proporción más alta de facturas electrónicas a la administración de impuestos, dispondrá de insumos valiosos para mejorar la acción fiscalizadora y ello necesariamente pasa por el desafío de masificar.

 

Estamos ad portas de iniciar la masificación de la factura electrónica con la expedición del Decreto 2242 de 2015 a través del cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal, el cual fue reglamentado por la Resolución 019 del 24 de febrero de 2016, de conseguirse el propósito de masificar, se disminuirán los costos de transacción relacionados con la emisión y recepción de facturas para los empresarios. Eficiencia que se traducirá en menores costos para los empresarios. 

Por otro lado, los medianos, micros y pequeños empresarios contaran con una herramienta de financiación a través de la cual  podrán obtener liquidez a partir de las facturas de sus ventas a plazo, usando el factoring, con tasas menores que las que deben pagar por medios tradicionales de financiación como los sobregiros o los créditos bancarios.  Igualmente al ser más trazables las transacciones económicas que realizan este tipo de empresarios se abrirán nuevas opciones de financiación.

 

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